Za trochę ponad miesiąc rozpocznie się składanie sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty.

Już teraz przedsiębiorcy pytają się o niektóre kwestie dotyczące praktycznego podejścia do wypełniania tych sprawozdań, dlatego dzisiaj przygotowałem listę najciekawszych pytań i odpowiedzi w tym temacie.

Zwłaszcza podmioty działające w sektorze energetycznym powinny dokładnie zapoznać się z tymi informacjami i odpowiednio wcześniej zebrać informacje o stosowanych terminach płatności, ponieważ większość spółek w tej branży działa w ramach podatkowych grup kapitałowych.

A należy pamiętać, że za przekazanie sprawozdania w terminie odpowiedzialni są kierownicy wszystkich spółek wchodzących w skład takiej grupy.

Podstawowe informacje dotyczące sprawozdań o stosowanych terminach płatności przedstawiłem w TYM wpisie. Wskazałem tam jakie informacje znajdą się w sprawozdaniu oraz kto ma obowiązek do jego przedstawienia.

Pamiętaj, że złożenie sprawozdania będzie możliwe najwcześniej od 1 stycznia 2021 r., jako że ma ono obejmować informacje za cały 2020 rok, a najpóźniej możesz je przedstawić do końca stycznia 2021 r.

Ale ponieważ 31 stycznia 2021 r. wypada w niedzielę, to realnie będzie można tego dokonać do poniedziałku, 1 lutego 2021 r. (chociaż osobiście nie radzę robić tego na ostatnią chwilę).

Sprawozdanie złożysz elektronicznie na TEJ STRONIE. Ponieważ sprawozdanie można wypełnić tylko za pomocą elektronicznego kreatora sprawozdania, to pewne kwestie związane z praktycznym rozliczaniem płatności należy ustalić zanim przystąpi się do jego wypełniania.

W związku z tym, poniżej przedstawiam kilka wskazówek w formie pytań i odpowiedzi. 

1. Czy w sprawozdaniu uwzględniamy również płatności z tytułu faktur wystawionych przed 2020 r.?

Tak, jeżeli płatności te zostały dokonane w 2020 r.

Przepis art. 13a ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stanowi, że sprawozdanie zawiera informacje o świadczeniach pieniężnych spełnionych lub otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym. 

Nie ma tu znaczenia fakt, że faktura lub rachunek dokumentujące dostawę towaru lub wykonanie usługi zostały wystawione wcześniej, ani że termin jej płatności upłynął przed 2020 r.

2. Czy w sprawozdaniu uwzględniamy płatności dokonywane przez konsumentów?

Nie. Sprawozdanie obejmuje tylko te dane, które dotyczą świadczeń pieniężnych stanowiących wynagrodzenie za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej.

Umowy zawierane z konsumentami nie są transakcjami handlowymi, więc dane dotyczące tych umów nie podlegają obowiązkowi sprawozdawczemu.

Definicja transakcji handlowej znajduje się w art. 4 pkt 1) ustawy o transakcjach handlowych – jest to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawarta w związku z wykonywaną działalnością, przy czym stronami tej umowy są: przedsiębiorcy, osoby prowadzące działalność rolniczą, podmioty publiczne udzielające zamówień publicznych, osoby wykonujące wolny zawód, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych lub przedsiębiorcy z państw Unii Europejskiej, EFTA, EOG lub Konfederacji Szwajcarskiej.

3. Czy w sprawozdaniu należy uwzględnić wartości świadczeń pieniężnych wynikających z transakcji z podmiotami powiązanymi?

Tak – oczywiście pod warunkiem, że transakcje te stanowią transakcje handlowe.

4. W jaki sposób płatność w ratach powinna być raportowana w sprawozdaniu?

Jeżeli strony umówiły się na zapłatę w ratach, to należy pamiętać, że termin spełnienia świadczenia jest liczony osobno dla każdej z tych rat.

Wobec tego dla każda rata będzie odnosiła się do innego terminu zapłaty.

Co prawda, według art. 13a ust. 4 ustawy o transakcjach handlowych, termin faktycznej zapłaty będzie dzielony na cztery kategorie – w zależności od tego ile czasu upłynęło od daty wystawienia faktury lub rachunku, a nie od terminu płatności – to jednak w sprawozdaniu będzie dostępna opcja pozwalająca na zakwalifikowanie danej płatności jako spełnionej w terminie zgodnym z umową.

Pamiętaj, że sprawozdanie dotyczy przede wszystkim informacji o stosowanych terminach, a nie informacji o terminowym regulowaniu zobowiązań.

Ma ono na celu przede wszystkim weryfikację, czy stosowane terminy zapłaty nie naruszają art. 7 ustawy o transakcjach handlowych, o którym pisałem TUTAJ, a dopiero w dalszej kolejności czy dany podmiot reguluje zobowiązania terminowo.

5. Jak należy raportować świadczenie pieniężne, które częściowo zostało uregulowane w terminie zapłaty, a w części po terminie?

Tą część świadczenia pieniężnego, która została uregulowana terminie należy zakwalifikować jako świadczenie zapłacone w terminie, zaś pozostałą, jak świadczenie zapłacone po terminie.

Przykład: faktura obejmuje świadczenie pieniężne w kwocie 10.000 zł. Dłużnik zapłaci w terminie 4.000 zł, zaś pozostałą kwotę zapłacił już po terminie zapłaty. Wówczas 4.000 zł z tej transakcji należy zakwalifikować jako świadczenie zapłacone w terminie, a pozostałe 6.000 zł jako świadczenie zapłacone po terminie.

6. Czy wartość przedpłat wpłaconych przez klientów za usługi, które jeszcze nie zostały wykonane należy ujmować w sprawozdaniu? Jeżeli tak, to do jakiego przedziału trzeba je zaklasyfikować, skoro są to kwoty, które wpływają przed datą wystawienia faktury?

Wartości przedpłat otrzymanych za jeszcze nie dostarczone towary lub jeszcze nie wykonane usługi, za które nie zostały wystawione faktury końcowe, nie należy uwzględniać w sprawozdaniu o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Dopiero bowiem w momencie wystawienia faktury za wykonaną usługę/dostarczony towar wartości te zostają zaliczone na poczet należnego świadczenia pieniężnego.

I dopiero wtedy będą podlegać uwzględnieniu w sprawozdaniu jako świadczenia pieniężne otrzymane w terminie nieprzekraczającym 30 dni.

Przykład: przedsiębiorca otrzymał przedpłatę w grudniu 2020 r. za usługę, którą wykona dopiero w 2021 r. Po wykonaniu usługi faktura została wystawiona w styczniu 2021 r. Dopiero w dacie wystawienia faktury możemy zaliczyć dokonaną przedpłatę na jej poczet. Wartość tej przedpłaty będzie trzeba więc uwzględnić dopiero w sprawozdaniu składanym za 2021 r. jako świadczenie pieniężne spełnione w dacie wystawienia faktury.

7. Czy w danych o „wartości świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w tym roku” chodzi wyłącznie o świadczenia, których termin zapłaty przypadał na konkretny rok kalendarzowy, czy też o wszystkie niespłacone należności do końca danego roku, w tym także o należności przeterminowane sprzed wielu lat?

Dane te dotyczą wszystkich wymagalnych świadczeń pieniężnych na dzień 31 grudnia br., a nie tylko tych, które stały się wymagalne w roku, za który składamy sprawozdanie.

W sprawozdaniu należy więc podać również te świadczenia pieniężne, których termin płatności upłynął w latach poprzednich.

8. Czy w danych o „wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie określonym w umowie” należy uwzględnić tylko nadal istniejące zobowiązania wobec kontrahentów, czy również te świadczenia pieniężne, które zostały już zapłacone?

W przypadku wartości świadczeń pieniężnych niespłaconych w terminie chodzi o wszystkie zobowiązania, które nie zostały spełnione w terminie, bez względu na to, czy finalnie takie zobowiązanie zostało zapłacone, czy też nie.

9. Czy powinniśmy w sprawozdaniach uwzględniać terminy płatności z faktur zaliczkowych?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że wszelkie terminy płatności wskazywane w sprawozdaniu muszą odnosić się do terminów wynikających z zawartej umowy, a nie z faktur.

To umowa kształtuje zarówno wysokość świadczenia pieniężnego, jak i warunki zapłaty.

W przypadku uiszczenia zaliczki należy pamiętać, iż jej zapłata nie jest traktowana jako zapłata należności z tytułu dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Jeśli bowiem strona transakcji handlowej nie spełni swojego świadczenia niepieniężnego, to otrzymana przez nią zaliczka podlega zwrotowi.

Dopiero więc z chwilą dostarczenia towaru lub wykonania usługi zapłacona uprzednio kwota zaliczki uzyskuje status (częściowego) spełnienia świadczenia.

Dlatego też, w sprawozdaniu nie powinno się uwzględniać terminów płatności zaliczki, ponieważ nie jest to termin spełnienia świadczenia.

10. W jaki sposób powinny być raportowane należności i zobowiązania wynikające z wystawianych faktur korygujących?

Wartość świadczeń pieniężnych należy określać w odniesieniu do treści umowy, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi.

Jeżeli więc na skutek błędu w fakturze jest następnie wystawiana korekta i po dokonanej korekcie wysokość świadczenia jest prawidłowa (zgodna z umową), to należy po prostu wprowadzić dane, które wynikają z umowy, a nie faktury.

W przypadku jednak gdy korekta wynika ze zmiany treści umowy zawartej pomiędzy stronami, to powinno to zostać uwzględnione w sprawozdaniu za rok, w którym zmiana ta wystąpiła.

Jeżeli zmiana umowy wystąpiła w 2020 r., to w sprawozdaniu należy ująć wartości spełnionych lub otrzymanych świadczeń pieniężnych w odniesieniu do warunków płatności sprzed dokonania zmiany, jak i po niej.

Gdyby zaś zmiana umowy została dokonana w 2021 r., to wówczas fakt ten powinien zostać uwzględniony w kolejnym sprawozdaniu składanym za 2021 r.

Mam nadzieję, że ten wpis przyda Ci się podczas uzupełniania kolejnych pól elektronicznego formularza.

Pamiętaj o tym, żeby informacje o stosowanych płatnościach przygotować sobie zawczasu, a najlepiej jest to robić na bieżąco.

Jeżeli masz jakieś pytania dotyczące sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty – zadaj je w komentarzu do tego wpisu.

Powyższe informacje wynikają z oficjalnego poradnika Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, przy czym w niniejszym wpisie dokonałem wyodrębnienia sedna danego problemu.

Jeżeli chciałbyś zapoznać się z oficjalną publikacją (do czego oczywiście zachęcam!) – jest ona dostępna TUTAJ.